Protection des renseignements personnels à CIBC Mellon

La présente déclaration de protection de la vie privée s’applique à la collecte, à l’utilisation, au partage, à la protection, à l’exactitude et à l’accès aux renseignements personnels à CIBC Mellon.

La présente déclaration de protection de la vie privée s’applique tant que CIBC Mellon détient vos renseignements, y compris après la fin de la relation d’affaires dans le cadre de laquelle nous recueillons, utilisons ou communiquons ces renseignements. En nous communiquant vos renseignements, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, comme il est décrit dans la présente déclaration de protection de la vie privée.

Nos politiques et procédures sont en place à l’échelle de CIBC Mellon. La législation applicable prévoit certaines exceptions aux étapes décrites dans le présent document, dont certaines modifieront nos pratiques en matière de protection de la vie privée dans certaines circonstances. Nous pouvons modifier la présente déclaration de protection de la vie privée de temps à autre à mesure que de nouvelles lois sur la protection de la vie privée entreront en vigueur ou que la compréhension des bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels évoluera.

Tout au long du présent document, les mots « nous », « notre » et « nos » renvoient à CIBC Mellon. Les mots « vous », « votre » et « vos » désignent les clients de CIBC Mellon, les anciens clients, les clients potentiels, les employés des clients, les retraités, les porteurs de parts, ainsi que les visiteurs du site Web de CIBC Mellon ou les personnes qui fournissent par ailleurs des renseignements personnels à CIBC Mellon.

Notre engagement en matière de protection des renseignements personnels est décrit dans les pages qui suivent.

CIBC Mellon fera tous les efforts raisonnables pour limiter sa collecte, son utilisation et sa communication de renseignements personnels à ce qui est nécessaire à des fins professionnelles valides, pour se conformer aux lois applicables et qu’une personne raisonnable jugerait approprié dans les circonstances. Le type de renseignements personnels dépend de plusieurs facteurs, comme le type de services que vous utilisez, les obligations juridiques et réglementaires applicables et le canal que vous utilisez pour communiquer avec nous.

Renseignements relatifs aux services de fiducie. La collecte, l’utilisation et le partage de renseignements personnels peuvent se produire lorsqu’une personne achète un régime d’épargne-retraite ou un régime semblable par l’intermédiaire d’un courtier ou d’un intermédiaire financier qui a retenu les services de CIBC Mellon pour agir à titre de fiduciaire.

Renseignements relatifs aux services d’agent. La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels peuvent également se produire lorsqu’une société cliente, un client d’affaires ou un organisme gouvernemental nous a engagé pour traiter des renseignements en son nom. Un client peut faire appel à nous pour la tenue de registres d’un régime, d’un fonds ou d’une fiducie, ou pour d’autres tâches administratives liées à un régime, à un fonds, à une fiducie ou à un dépositaire. Ces activités peuvent comprendre le traitement des opérations ou des paiements des titulaires de régime ou des porteurs de parts, l’administration des paiements de prestations de retraite et des processus, les envois postaux et la tenue des dossiers associés à ces activités.

Les renseignements sur les particuliers nous sont fournis par nos clients ou leurs mandataires, ou par vous ou vos représentants, afin que nous puissions fournir ces services de fiducie ou d’agent. Les renseignements fournis peuvent comprendre, sans s’y limiter :

• Nom
• Adresse
• Date de naissance / Date de décès
• Numéro d’assurance sociale (NAS)
• ID membre / Numéro de référence interne
• Renseignements sur les opérations et soldes
• Renseignements bancaires
• Renseignements sur le bénéficiaire
• Nom de l’ancien employeur / régime de retraite

Les coordonnées sont utilisées pour communiquer avec vous et vérifier votre identité lorsque vous communiquez avec nous, ou avec un tiers agissant en notre nom, au sujet de votre compte ou de vos services. Cela peut comprendre l’utilisation des coordonnées générales, comme le nom, l’adresse et le courriel, et les réponses aux questions de sécurité. De plus, l’information biométrique, comme les modèles vocaux, peut être utilisée pour valider votre identité.

Les renseignements relatifs aux enregistrements vocaux peuvent être recueillis, utilisés et partagés conjointement avec les lignes d’assistance téléphonique de CIBC Mellon, qui soutiennent divers services de fiducie et d’agent. Votre appel est enregistré lorsque vous appelez à l’une de nos lignes enregistrées. Vous serez avisé que vous parlez sur une ligne enregistrée et, en demeurant sur la ligne, vous consentez à être enregistré. Cela contribue à vous protéger et à nous protéger en nous fournissant un compte rendu de la conversation. Cela nous aide également à surveiller la qualité du service que nous offrons.

Nous pouvons enregistrer vos commentaires et vos opinions dans le cadre d’événements comme des entretiens informels, des forums de clients ou des événements sectoriels organisés. Dans de tels cas, nous vous aviserons que cet enregistrement aura lieu. Une fois que nous vous aurons avisé de l’enregistrement, votre présence sera considérée comme un consentement à l’enregistrement ainsi qu’à son utilisation et à sa distribution. Si vous avez des préoccupations au sujet de l’enregistrement, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée en communiquant avec le Bureau de la confidentialité de CIBC Mellon à l’adresse indiquée à la rubrique « Répondre aux préoccupations liées à la protection de la vie privée » ci-dessous.

Les renseignements relatifs au navigateur Web (site Web de CIBC Mellon) sont recueillis et utilisés pour aider CIBC Mellon à mesurer l’utilisation du site Web et à améliorer la fonctionnalité du site Web.

CIBC Mellon peut utiliser votre adresse IP pour diagnostiquer des problèmes avec nos serveurs, pour comprendre l’emplacement géographique de nos visiteurs et pour améliorer nos sites Web (une adresse IP est un identifiant unique pour un appareil sur Internet). De plus, des renseignements personnels peuvent être demandés sur le site Web si un visiteur choisit de répondre à des sondages en ligne, d’envoyer un courriel à CIBC Mellon ou d’utiliser l’un de nos outils en ligne.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir des renseignements à votre sujet qui ne sont pas associés à une personne identifiable. Parmi les exemples de ce type d’information, mentionnons le navigateur Internet que vous utilisez, le type de système d’exploitation, le nom de domaine du site Web qui vous a lié à notre site et les pages que vous avez consultées lorsque vous utilisiez le site Web ou nos outils en ligne. Dans ce contexte, nous utilisons des renseignements non personnels dans un formulaire non identifiant, anonymisé et agrégé pour déterminer la réaction globale aux diverses sections du site Web, mesurer l’efficacité et l’utilité des différentes pages et améliorer le flux et l’interconnectivité du site.

Lorsque vous consultez notre site Web, les renseignements essentiels sont stockés sur votre ordinateur, ce qui favorise la sécurité et les fonctions de base du site. Cette information se présente sous forme de « témoins » ou de « balises Web ». Un « témoin » est un petit fichier placé sur votre appareil lorsque vous consultez certains sites Web. Les « témoins » nous aident à adapter le site Web ou la publicité à vos intérêts et préférences. Les « balises Web » sont de minuscules images graphiques placées sur nos pages Web ou dans nos courriels. Ils peuvent servir à mesurer les taux de réponse à nos communications et à améliorer nos pages Web. Les navigateurs Internet vous permettent de bloquer, de recevoir un avertissement ou d’effacer tous les témoins de votre disque dur. Veuillez consulter les instructions de votre navigateur ou votre écran d’aide pour en savoir plus sur ces fonctions.

Vous pouvez gérer votre consentement aux témoins avec nous au moyen de notre outil de protection des renseignements personnels en cliquant sur le bouton « Gérer le consentement des témoins » dans le coin inférieur droit de la fenêtre du navigateur. Une fenêtre apparaît et vous pouvez soit sélectionner des catégories de témoins précises, soit accepter ou rejeter toutes les catégories de témoins. Vous avez le droit de retirer votre consentement à l’égard des témoins en tout temps.

Les sites Web de CIBC Mellon peuvent contenir des liens vers des sites Web autres que ceux de CIBC Mellon. CIBC Mellon n’est aucunement responsable de ces sites Web, y compris de leurs pratiques en matière de renseignements personnels et de protection de la vie privée. Nous vous recommandons de lire la politique de confidentialité de chacun de ces sites Web pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée avant de fournir des renseignements personnels sur un site Web autre que celui de CIBC Mellon.

En général, les clients de CIBC Mellon ou leurs mandataires nous fournissent les renseignements personnels requis pour fournir les services, et CIBC Mellon ne recueille pas de renseignements personnels directement auprès des particuliers. Nous pouvons toutefois recueillir des renseignements personnels pour le compte de clients, d’employés clients et/ou de retraités ou de porteurs de parts lorsque nous fournissons des services de fiducie ou d’agent, par exemple, lorsqu’un particulier communique directement avec nous au sujet de son compte ou de son plan afin de nous indiquer un changement d’adresse pour les communications aux retraités ou les formulaires fiscaux.

Les renseignements nous sont fournis de diverses façons, notamment :

• Instructions de négociation
• Interaction verbale
• Activités en ligne
• Autres documents fournis par les clients ou leurs représentants

Nous pouvons également recevoir des renseignements personnels de tiers partenaires pour nous aider à administrer votre compte et traiter des opérations en votre nom.

Nous pouvons recueillir vos commentaires et vos opinions dans des sondages ou des questionnaires, mais nous obtiendrons votre consentement dans le cadre du sondage ou du questionnaire avant de le faire.

CIBC Mellon peut utiliser vos renseignements personnels :

• Aux fins décrites dans les ententes que vous avez conclues avec nous ou une partie travaillant en votre nom et décrites dans la présente déclaration de protection de la vie privée
• Pour vérifier votre identité afin de vous authentifier lorsque vous communiquez avec nous
• Pour que nous puissions donner suite à vos instructions (p. ex., en enregistrant les conversations téléphoniques, en tenant des dossiers des communications par courriel et des conversations en personne)
• Pour vous communiquer tout avantage, toute caractéristique ou toute autre information sur les services que vous avez avec nous ou avec un courtier, un intermédiaire financier ou une autre personne qui a retenu les services de CIBC Mellon, y compris répondre à vos questions.
• Pour effectuer des déclarations fiscales
• Pour répondre aux exigences juridiques et réglementaires et aux pratiques du secteur applicables aux services fournis
• Pour mesurer l’utilisation du site Web et améliorer des fonctionnalités
• Dans un format anonymisé, pour faciliter l’amélioration générale du service

CIBC Mellon ne communiquera à personne les renseignements personnels que nous avons recueillis, sauf dans les cas décrits dans la présente déclaration de protection de la vie privée. Voici des exemples de façons précises dont nous pouvons communiquer vos renseignements personnels :

Lorsque nous devons partager des renseignements pour des raisons juridiques ou des pratiques sectorielles réglementées

Nous pourrions être tenus de communiquer des renseignements en vertu de la loi (y compris les déclarations fiscales, la lutte contre le blanchiment d’argent, le financement des activités terroristes et les lois sur les valeurs mobilières au Canada et dans d’autres pays, y compris les États-Unis), par ordonnance du tribunal, ou à un organisme de réglementation ou à un fiduciaire ou mandataire successeur ou à un successeur de nos activités. Nous pouvons également communiquer certains renseignements personnels à des sociétés, à des entreprises ou à des organismes gouvernementaux afin de leur permettre de se conformer à des exigences juridiques et réglementaires semblables qui s’appliquent à eux. Notre politique est de ne divulguer l’information que dans la mesure nécessaire pour satisfaire à ces exigences et respecter les pratiques du secteur. Nous communiquerons avec vous si le partage n’entre pas dans le cadre des services convenus et si nous sommes autorisés à le faire.

Lorsque CIBC Mellon traite des renseignements pour quelqu’un d’autre

Lorsque quelqu’un nous engage pour traiter des renseignements pour lui ou pour agir à titre de fiduciaire dans le cadre d’une relation qu’il pourrait avoir avec vous, nous lui communiquerons ces renseignements. Les promoteurs de régimes de retraite et les gestionnaires de fonds de placement en sont des exemples.

Lors de la conclusion de certaines opérations commerciales

Les renseignements personnels peuvent être utilisés par CIBC Mellon et partagés avec des parties liées au financement, à la titrisation, à l’assurance, à la restructuration, à la vente, à la cession ou à toute autre aliénation envisagée ou réelle de la totalité ou d’une partie de CIBC Mellon ou de nos activités ou actifs.

Tiers

En fournissant les services de fiducie ou d’agent décrits ci-dessus, les renseignements personnels peuvent être partagés avec des sociétés liées ou affiliées (y compris des sociétés mères) ou des tiers qui ont été retenus par CIBC Mellon pour nous aider à exercer des fonctions administratives ou technologiques. Dans de tels cas, les renseignements ne sont fournis qu’aux fins de la prestation de ces services, ce qui comprend, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Gestion des documents, comme l’impression des chèques, des relevés et des lettres, le déchiquetage et l’entreposage physique
• Marketing et communications, comme les demandes de renseignements sur notre site Web, les sondages auprès des clients, les questionnaires et les envois postaux
• Activités opérationnelles, comme l’assurance qualité, la livraison de documents et les services de messagerie, la sécurité de l’entreprise et la protection contre la fraude
• Services professionnels, comme le traitement fiscal, le soutien juridique, les audits externes, le recrutement d’employés et les services-conseils généraux
• Paiements aux retraités, aux bénéficiaires ou aux porteurs de parts dans des territoires nationaux ou étrangers
• Soutien technologique, comme fournir une infrastructure et un soutien en technologie de l’information, des systèmes et des applications qui traitent les transactions et hébergent l’information, et numériser les documents et les chèques

Nous pouvons partager des renseignements avec d’autres tiers, comme la loi le permet ou l’exige :

• Pour se conformer aux lois, aux règlements, aux assignations ou aux ordonnances des tribunaux
• Pour répondre aux demandes d’information valides et autorisées des autorités nationales et internationales
• Pour prévenir et détecter la fraude et réprimer l’exploitation financière
• Pour protéger la sécurité personnelle des employés, des clients ou d’autres tiers sur la propriété de CIBC Mellon

Nous exigeons que les tiers protègent les renseignements personnels conformément aux lois applicables et conformément à nos politiques en matière de protection de la vie privée et à nos pratiques en matière de sécurité.

Lorsque nous transférons vos renseignements à un autre territoire

Conformément aux normes du Programme, nous avons pour politique de conserver les renseignements personnels au Canada, sauf lorsque le consentement a été donné pour effectuer des paiements ou lorsque cela est nécessaire pour fournir le service pour lequel nous avons été retenus, comme fournir des renseignements fiscaux à un territoire étranger au nom d’un particulier. Les renseignements personnels dans une juridiction étrangère, telle que, mais sans s’y limiter, les États-Unis, peuvent être assujettis aux lois de ce pays, y compris les lois régissant la divulgation. Lorsque CIBC Mellon fait appel aux services d’une société dans un autre territoire, nous la sélectionnons avec soin et exigeons qu’elle utilise des normes comparables aux nôtres, sous réserve des exigences en vigueur dans les juridictions étrangères applicables à ces organisations.

Les renseignements personnels provenant du Québec et communiqués à l’extérieur du Québec seront assujettis à des mesures de protection de vos renseignements personnels, y compris des clauses contractuelles appropriées ou d’autres mesures de protection applicables. CIBC Mellon procède à des évaluations du risque lié à la vie privée avec des tiers qui recueillent, utilisent ou ont accès à des renseignements personnels afin de s’assurer que des mesures sont en place pour protéger adéquatement les renseignements personnels. CIBC Mellon effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant l’acquisition, le développement ou la refonte d’un système d’information ou d’un projet de prestation de services électroniques comportant la collecte, l’utilisation, le partage ou la destruction de renseignements personnels.

En nommant CIBC Mellon pour fournir des services de fiducie ou d’agent, ou en souscrivant un produit ou un service auprès d’un client de CIBC Mellon qui a retenu les services de CIBC Mellon pour fournir des services de fiducie ou d’agent, vous consentez à ce que CIBC Mellon recueille, utilise et partage des renseignements personnels comme il est décrit dans la présente déclaration de protection de la vie privée.

Le consentement peut être exprès ou implicite. Le consentement exprès peut être verbal ou écrit. Par exemple, une demande d’enregistrement d’un régime d’épargne-retraite peut contenir un consentement écrit à l’utilisation de vos renseignements pour exercer le rôle de fiduciaire d’un régime d’épargne-retraite. Vous pouvez aussi consentir à la divulgation de renseignements par téléphone. Le consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par une mesure que vous avez prise ou que vous n’avez pas prise, ou lorsque le contexte exige raisonnablement que nous disposions de renseignements et que nous les utilisions pour réaliser ce que vous nous avez demandé de faire.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps après nous l’avoir donné en communiquant avec notre agent de protection de la vie privée, pourvu qu’il n’y ait aucune exigence légale ou contractuelle pour l’empêcher et moyennant un préavis raisonnable. Si vous ne consentez pas à certaines utilisations des renseignements ou si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir un service en particulier. Si tel est le cas, nous vous expliquerons la situation pour vous aider à prendre votre décision.

CIBC Mellon peut être tenue ou autorisée en vertu d’une loi ou d’un règlement de collecter, d’utiliser ou de partager des renseignements personnels sans votre consentement, par exemple, pour se conformer à une ordonnance d’un tribunal, pour se conformer à la législation locale. la réglementation fédérale ou étrangère ou une enquête autorisée par une agence gouvernementale canadienne ou étrangère, ou pour recouvrer une dette qui nous est due. Lorsque des tiers retiennent les services de CIBC Mellon pour traiter vos renseignements pour leur compte, il se peut que vous leur ayez donné un consentement exprès ou implicite pour partager ces renseignements avec CIBC Mellon afin que CIBC Mellon puisse effectuer le traitement des renseignements. Cela est conforme aux exigences qu’ils peuvent avoir pour obtenir le consentement. Une fois qu’ils sont partagés avec nous, nous les protégerons et les traiterons conformément à la présente déclaration de protection de la vie privée.

CIBC Mellon prend au sérieux la protection de vos renseignements personnels. Nous garderons vos renseignements confidentiels et ferons des efforts raisonnables pour prévenir l’utilisation, le partage, la perte ou le vol non autorisé de renseignements. Nous auditons régulièrement nos procédures de sécurité et en évaluons l’efficacité et la pertinence.

Responsable de la protection de la vie privée

Le responsable de la protection de la vie privée dirige et supervise le Programme, y compris, sans s’y limiter, l’élaboration, la mise en œuvre et le maintien des politiques et procédures de la société, les activités de surveillance, l’enquête sur les problèmes, le suivi et la résolution des problèmes, la formation au sein de la société et la production de rapports périodiques et ponctuels. Le responsable de la protection de la vie privée est appuyé par un réseau d’agents de gouvernance désignés qui sont responsables de l’administration du Programme au sein de leurs unités d’affaires respectives et par des experts en la matière dans divers domaines à l’échelle de l’entreprise.

Politiques et procédures

CIBC Mellon a mis en place des principes et des procédures pour aider ses employés à se conformer à ses politiques. L’audit interne surveille le respect de ces politiques et fait rapport de ses conclusions à un comité du conseil d’administration de CIBC Mellon. Les principes et les procédures régissant l’information sont décrits dans les politiques de CIBC Mellon sur la confidentialité et la protection de la vie privée, la gestion des dossiers, le code de conduite, la sécurité de l’information et l’utilisation acceptable. Ces politiques établissent les normes, les rôles et les responsabilités de la société et décrivent les procédures relatives à l’administration de l’information. Les unités d’affaires sont tenues de maintenir des procédures détaillées qui respectent les exigences de la politique de la société.

Programme de surveillance

Chaque unité d’exploitation est tenue de concevoir, de mettre en œuvre et de maintenir son propre programme de conformité en matière de confidentialité et de protection de la vie privée. Les programmes des unités d’affaires comprennent l’évaluation des risques et la documentation détaillée des contrôles. Un surveillant indépendant examine périodiquement les contrôles et les résultats sont envoyés au service de la conformité. De plus, le service de la conformité examine la conception de chaque programme d’unité d’affaires, effectue des examens de la protection de la vie privée à l’échelle de l’entreprise, tandis que le service de l’audit interne évalue l’efficacité des contrôles.

Gestion des problèmes

Les employés qui sont mis au courant d’un problème potentiel relatif aux renseignements doivent le signaler au Bureau de la confidentialité de CIBC Mellon. Le Bureau de la confidentialité a adopté une ligne directrice sur les réponses en cas d’incident qui établit des procédures de rétention, d’évaluation préliminaire, d’avis et de prévention. Un registre de chaque problème est tenu, qui documente les détails et les mesures prises pour chaque cas. Un cadre de « risque réel de préjudice important » est en place pour déterminer si un avis est nécessaire et qui doit en être avisé.

Si vous êtes mis au courant d’un problème potentiel lié aux renseignements, veuillez communiquer avec notre Bureau de la confidentialité à l’adresse indiquée à la rubrique « Répondre aux préoccupations liées à la protection de la vie privée » ci-dessous.

Formation

Nos employés et agents qui ont accès à vos renseignements personnels sont conscients de l’importance de les garder confidentiels. Tous les employés à temps plein et à temps partiel de CIBC Mellon, y compris les employés contractuels et temporaires, doivent suivre une formation sur les politiques de la société, y compris en ce qui a trait à la confidentialité et à la protection de la vie privée. La formation comprend un test des connaissances des employés et, le cas échéant, une attestation annuelle confirmant que chaque employé respecte les exigences de la politique. Les employés doivent attester chaque année qu’ils ont préservé la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont confiés.

Conservation des dossiers

Sauf si les lois applicables le permettent ou l’exigent, nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour fournir des services conformément à la Politique de gestion des dossiers et au Calendrier de conservation des dossiers de CIBC Mellon, et les renseignements personnels sont détruits et effacés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins déterminées.

Procédures de traitement des plaintes

CIBC Mellon a mis en place un programme de gestion des plaintes, qui est un système de contrôles pour gérer la réception, le traitement et le règlement des plaintes afin de protéger les consommateurs et de protéger le nom et la réputation de CIBC Mellon et de nos clients.

Protection

Le Programme de sécurité de l’information détaillé et coordonné de CIBC Mellon protège la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de nos renseignements, de nos systèmes et de nos technologies. Notre approche stratégique en matière de sécurité de l’information est façonnée par nos priorités d’affaires, l’évolution des menaces, les tendances réglementaires, les progrès technologiques et les évaluations internes de la sécurité. Nos stratégies sont renforcées, validées et mises à jour au moyen d’évaluations des risques, d’audits et d’examens de conformité, ainsi que de l’identification d’exigences réglementaires et d’exercices d’analyse comparative à l’échelle de notre secteur. Le Programme de sécurité de l’information de CIBC Mellon comprend, sans s’y limiter :

• Gouvernance en matière de sécurité de l’information
• Politique de l’entreprise sur la sécurité de l’information
• Politique d’utilisation acceptable
• Code de conduite
• Exigences relatives à l’espace de travail propre
• Conservation des dossiers
• Normes de classification et de traitement des données
• Contrôle d’accès au système
• Cryptographie
• Sécurité physique et environnementale
• Gouvernance des données
• Programme de prévention des pertes de données
• Gestion de la vulnérabilité
• Protection contre les logiciels malveillants et les virus
• Évaluation des risques et évaluation des nouvelles technologies
• Renseignements sur les menaces en matière de cybersécurité
• Gouvernance des fournisseurs et sécurité de l’information dans les relations avec les fournisseurs
• Gestion du contrôle des changements
• Conformité
• Gestion des fraudes
• Exercices de cyberrésilience
• Traitement des incidents de sécurité
• Formation, tests et sensibilisation du personnel
• Filtrage

CIBC Mellon détient la certification 27001:2022 de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) de la British Standards Institution, qui reconnaît notre engagement, nos politiques et nos programmes liés à la sécurité de l’information. Nos stratégies de sécurité de l’information sont soutenues par nos protocoles bien établis de continuité des activités, qui sont conformes à la norme ISO 22301:2019 sur la sécurité et les systèmes de gestion de la continuité des activités.

CIBC Mellon vous aide à contrôler vos renseignements et à y accéder.

Sur demande écrite, vous pouvez vérifier vos renseignements pour les contrôler, les mettre à jour et les corriger, et les faire supprimer. Il n’y a aucuns frais pour la vérification ou la correction des renseignements. Des frais peuvent s’appliquer si vous voulez obtenir une copie des dossiers ou si des frais spéciaux sont engagés pour récupérer vos renseignements. Nous vous informerons à l’avance des frais éventuels.

CIBC Mellon traitera votre demande de consultation de vos renseignements dans les 30 jours. Si nous devons prolonger le délai, nous vous aviserons des motifs de cette prolongation et de vos droits en vertu des lois applicables. Si nous devons refuser la demande, nous vous expliquerons pourquoi (sous réserve de toute restriction légale).

Lorsque cela est raisonnablement possible et approprié, nous corrigerons tout renseignement que nous avons communiqué à toute autre organisation. Si nous avons reçu les renseignements d’une autre partie, si possible, nous vous communiquerons le nom et l’adresse de la partie afin que vous puissiez lui demander de les corriger (sous réserve de toute restriction légale).

Il peut y avoir des dossiers contenant des renseignements sur vous et d’autres personnes qui sont confidentiels, la propriété de CIBC Mellon ou d’autres clients, protégés par le privilège juridique ou autrement non accessibles. Comme nous accordons une grande importance à la confidentialité et aux droits juridiques de chacun, nous ne pouvons rendre ces dossiers disponibles à l’extérieur de CIBC Mellon ou de nos sociétés affiliées (y compris les sociétés mères). Toutefois, lorsque nous pouvons, par des efforts raisonnables, séparer vos renseignements de ceux d’autres personnes sans porter atteinte à la confidentialité ou aux droits juridiques d’une autre personne, nous mettrons à votre disposition vos renseignements contenus dans les dossiers.