Code de conduite des tiers

Introduction

La Compagnie Trust CIBC Mellon est une société canadienne qui se concentre exclusivement sur les besoins en matière de services de placement des investisseurs institutionnels canadiens et des investisseurs institutionnels étrangers qui investissent au Canada. Les solutions de services de placement de CIBC Mellon comprennent des services de garde, de comptabilité en devises multiples, d’administration de fonds, de tenue des dossiers, de retraite, de prêt de titres, de règlement en monnaies étrangères et de trésorerie.

Nous croyons que le succès se mesure non seulement par le rendement financier, mais aussi par notre volonté d’assumer la responsabilité liée à l’incidence de nos actions – sur les clients, les employés, les actionnaires, les partenaires, les collectivités et l’environnement, et nous considérons que nos tiers partenaires sont indispensables à notre succès.

CIBC Mellon s’engage à exercer ses activités conformément aux normes les plus élevées de conduite éthique et à l’ensemble des lois, des règles et des règlements applicables. Nos clients et nos actionnaires s’attendent à ce que CIBC Mellon exerce ses activités d’une manière qui préserve sa réputation d’intégrité, d’honnêteté et de responsabilité.

De même, nous nous attendons à ce que nos tiers respectent les normes d’éthique les plus élevées, en plus de fournir des biens et des services novateurs, de grande qualité et efficients sur le plan des coûts.

Afin d’éviter toute apparence d’irrégularité, tout conflit d’intérêts possible, toute situation potentiellement embarrassante, toute menace à notre relation avec un tiers ou toute menace à l’emploi de nos employés, nos tiers et leurs sous-traitants ne doivent pas faire ce qui suit :

  • Solliciter, accepter ou fournir quoi que ce soit de valeur à un employé ou venant d’un employé en échange de services, d’affaires ou de renseignements confidentiels;
  • Donner des cadeaux en argent ou accepter des cadeaux en argent;
  • Accepter ou présenter un cadeau ou une activité de divertissement au-delà de la courtoisie professionnelle habituelle sans confirmer que le destinataire a obtenu les approbations appropriées.

Nous nous attendons à ce que nos tiers communiquent ces exigences à l’échelle de leur organisation et à leurs sous-traitants.

Objectif du Code

Le Code de conduite des tiers de CIBC Mellon (le « Code ») établit les normes minimales d’intégrité et de conduite professionnelle que CIBC Mellon attend des tiers avec lesquels elle fait affaire. Les attentes de CIBC Mellon s’appliquent au personnel et aux représentants d’un tiers ainsi qu’à leurs sous-traitants engagés pour fournir des services à CIBC Mellon.

Les tiers qui souhaitent établir une relation d’affaires avec CIBC Mellon doivent accepter de respecter les principes et les normes applicables au Code et s’assurer s’agir de façon éthique, honnête et intègre dans le cadre de cette relation.

Conformité au Code, aux lois et aux règlements

Les tiers se conforment aux lois et règlements locaux, fédéraux et internationaux applicables et doivent se conformer au Code. Dans la mesure où une loi ou un règlement applicable est plus restrictif que le Code, cette loi ou ce règlement l’emporte.

CIBC Mellon attend des tiers qu’ils mettent en œuvre des politiques, des procédures et de la formation, lorsqu’ils le jugent nécessaire, afin de se conformer au Code.

  • Comportement éthique

    Conflits d’intérêts

    Un conflit d’intérêts s’entend de toute situation dans laquelle les intérêts personnels ou commerciaux du tiers peuvent entrer en conflit, ou être perçus comme étant en conflit, avec ceux de CIBC Mellon.

    Les tiers doivent éviter toute situation de conflit d’intérêts, qu’ils soient réels, apparents ou potentiels. Ainsi, leurs intérêts ne doivent pas risquer d’influencer leur jugement professionnel, de leur conférer un avantage injuste ou de nuire à leur capacité à exercer leurs fonctions pour CIBC Mellon avec objectivité. Ils ne doivent pas non plus risquer d’avoir une incidence négative sur la réputation de CIBC Mellon.

    Tout conflit d’intérêts ou toute situation susceptible de créer un conflit d’intérêts doit être déclaré à CIBC Mellon.

    Lutte contre la subornation et la corruption et vérification des sanctions

    Les tiers ne doivent pas être impliqués dans des activités de corruption, des pots-de-vin, des pratiques commerciales malhonnêtes ou d’autres crimes financiers. Ils ne sont, en aucun cas, autorisés à mener des activités allant à l’encontre de la lutte contre la corruption, la fraude, les opérations illicites ou le blanchiment d’argent telles que l’acceptation, la dissimulation ou encore le transfert des fonds provenant d’activités criminelles. Cela inclut l’interdiction des activités liées au financement du terrorisme.

    Les tiers doivent accepter de fournir des détails appropriés sur leur organisation, y compris ses administrateurs, actionnaires, propriétaires véritables, et les personnes ayant un contrôle important pour permettre à CIBC Mellon d’exercer régulièrement les activités réglementaires requises liées à l’ingérence étrangère et aux sanctions, selon la définition de CIBC Mellon, et de coopérer en temps opportun lorsque des renseignements supplémentaires sont demandés.

    Cadeaux et divertissement

    La nature des cadeaux ou des activités de divertissement ne doit pas, en raison de leur qualité, de leur quantité ou du moment où ils sont offerts, être utilisée par des tiers pour obtenir un avantage inapproprié ou un traitement préférentiel de la part d’employés de CIBC Mellon. Le Code de conduite de CIBC Mellon prévoit des limites que nos employés doivent respecter, y compris une limite de 100 $ pour les cadeaux. Les tiers doivent informer leurs employés des exigences et se conformer à ces limites, et tenir des registres appropriés des échanges de cadeaux et/ou d’activités de divertissement avec nos employés. Pour plus de clarté, l’échange d’argent, de quasi-espèces, d’obligations ou de titres négociables est interdit. Aucun cadeau ou activité de divertissement n’est permis dans le cadre du processus de demande de proposition de CIBC Mellon.

  • Faire affaire avec CIBC Mellon

    Externalisation et sous-traitance

    Les tiers doivent obtenir le consentement écrit préalable de CIBC Mellon à l’égard de services de sous-traitance ou d’activités d’externalisation qui ont une incidence directe sur l’offre de biens et de services à CIBC Mellon.

    De plus, les tiers doivent assurer le suivi de toute entente d’impartition ou de sous-traitance, afin de s’assurer qu’elle demeure conforme à leurs obligations contractuelles et au présent Code. Elles doivent fournir sur demande des preuves d’un tel suivi et demeurent responsables du travail de tout sous-traitant, de tout service sous-traité ou activité externalisée, indépendamment de son approbation par CIBC Mellon.

    Fiscalité

    Les tiers doivent s’acquitter de toute obligation leur étant applicable en matière de fiscalité et ne doivent participer d’aucune manière à de l’évasion fiscale dans quelque lieu que ce soit.

    Influence indue, ingérence étrangère et activités malveillantes

    Les tiers doivent se protéger contre les menaces externes ou internes malveillantes ou involontaires sur les immeubles, les infrastructures et le personnel (menaces physiques) et les actifs technologiques (menaces électroniques). Ces menaces peuvent découler d’une erreur humaine ou être la conséquence involontaire d’une activité par ailleurs anodine. Elles peuvent également découler d’une influence indue, d’une ingérence étrangère ou d’une autre activité malveillante. Des mesures devraient être mises en place pour détecter rapidement les menaces et faire une enquête minutieuse à leur sujet, en veillant, entre autres, à limiter adéquatement l’accès à l’information, la confidentialité, l’indépendance et l’intégrité de l’enquête. Toute menace ayant une incidence sur les services fournis à CIBC Mellon doit être signalée rapidement.

    Confidentialité

    Tous les renseignements financiers et non financiers non publics de CIBC Mellon, comme les renseignements sur les clients, les plans d’affaires, les stratégies de marketing, les méthodes de gestion, les renseignements sur les prix, les modèles ou méthodes analytiques, les logiciels, les codes sources, les bases de données, les inventions, les renseignements et idées, inventions et œuvres d’auteur des employés ou des travailleurs sont réputés être confidentiels et appartenir à CIBC Mellon et peuvent comprendre des secrets commerciaux et d’autres renseignements confidentiels protégés par la loi. Les tiers qui ont accès à ces renseignements ont l’obligation de les protéger et ne doivent les communiquer à personne en dehors de CIBC Mellon, sauf si la loi l’exige, ni à d’autres personnes au sein de CIBC Mellon qui n’ont pas besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions. Nous nous attendons à ce que nos tiers se conforment à nos exigences en matière de sécurité de l’information qui leur sont communiquées de temps à autre.

    S’il y a lieu, les tiers seront tenus de signer une entente de non-divulgation lorsqu’ils envisagent de faire affaire avec CIBC Mellon. Aucune disposition du Code de conduite n’interdit à un tiers de communiquer légalement avec des organismes gouvernementaux au sujet d’éventuelles violations de la loi sans en aviser CIBC Mellon. Néanmoins, CIBC Mellon ne renonce pas au secret professionnel qui lie un avocat à son client à l’égard de renseignements adéquatement protégés dans le cadre de cette relation.

    Les tiers doivent se conformer à toutes les lois et à tous les règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels et des données à l’égard des renseignements personnels qu’ils recueillent, utilisent ou communiquent dans le cadre de leur relation avec nous. Pour les services qui comprennent des renseignements personnels, les tiers doivent avoir un programme de protection des renseignements personnels qui comprend au moins une personne responsable de la protection des renseignements personnels, des politiques et procédures, de la surveillance des contrôles, de la gestion des problèmes, de la formation et des procédures de traitement des plaintes.

    Communication au sujet de CIBC Mellon et utilisation du nom

    Les tiers ne peuvent pas utiliser les noms ou les marques de CIBC Mellon ou de ses sociétés affiliées dans des documents de publicité, du matériel promotionnel, des communiqués de presse, des listes de clients ou des documents similaires, ou dans toute forme de réseau numérique ou social sans en avoir préalablement obtenu le consentement écrit. Les tiers et le personnel ne peuvent publier, transmettre ou afficher quoi que ce soit sur les réseaux sociaux qui pourrait être considéré comme une violation du Code.

  • Pratiques en matière d’emploi

    Droits de la personne et droit du travail

    Sans limiter l’obligation des tiers de respecter le droit du travail et le droit de la personne conformément aux lois et aux règlements applicables, CIBC Mellon s’attend à ce que ses tiers respectent la Déclaration universelle des droits de l’homme des Nations Unies, le Pacte international relatif aux droits civils et politiques et le Pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels, ainsi que la Déclaration de l’Organisation internationale du Travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail.

    Conditions de travail

    Les tiers doivent prendre toutes les précautions raisonnables pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire à leurs employés, tout en leur offrant une protection contre le harcèlement, les abus, la discrimination et la violence au travail. Sans limiter la portée générale de ce qui précède, ils doivent respecter la législation applicable sur les salaires, le droit du travail, les règlements régissant la rémunération des employés, l’âge minimum pour travailler et les heures de travail, ainsi que les lignes directrices en matière de santé et de sécurité.

    Travail des enfants, travail forcé et esclavage moderne

    CIBC Mellon ne pratique pas, n’appuie pas et ne tolère pas le recours au travail des enfants, au travail forcé ou à toute autre forme d’esclavage moderne à aucun palier de sa chaîne d’approvisionnement, et ce, peu importe le lieu dans lequel il se déroule. Aux fins du présent Code, les notions de travail forcé et de travail des enfants sont définies dans la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d’approvisionnement. CIBC Mellon attend de ses tiers qu’ils respectent cette loi et toutes autres lois et règlements en vigueur en matière de travail des enfants, de travail forcé ou d’esclavage moderne.

    Les tiers ne sont pas autorisés à recourir à la pratique du travail des enfants, du travail forcé ou de toute autre forme d’esclavage moderne et doivent avoir une politique de tolérance zéro à cet égard pour tous leurs établissements, toutes leurs activités commerciales et toutes leurs chaines d’approvisionnement. Les tiers doivent confirmer et démontrer que leurs chaines d’approvisionnement sont exemptes de travail des enfants, de travail forcé ou de toute autre forme d’esclavage moderne et peuvent être sollicités par CIBC Mellon pour en rendre compte régulièrement. De plus, les tiers doivent être en mesure de fournir des preuves des politiques et des processus de diligence raisonnable en place pour prévenir le recours au travail des enfants, au travail forcé ou à toute forme d’esclavage moderne dans leurs chaines d’approvisionnement, ainsi que des mesures prises pour remédier aux pertes de revenus des familles les plus vulnérables découlant de l’interdiction au recours au travail des enfants, au travail forcé ou à toute autre forme d’esclavage moderne.

    Diversité, équité et inclusion

    Les tiers doivent promouvoir la diversité et l’inclusion dans le cadre de leurs activités. Nous exigeons de nos tiers qu’ils respectent la dignité et la diversité de toutes les personnes, peu importe leur race, leur sexe, leur âge, leur orientation sexuelle, leur couleur, leur origine ethnique, leur religion, leur état matrimonial, leurs croyances religieuses, leurs caractéristiques physiques ou d’autres caractéristiques personnelles protégées par les lois applicables. Les tiers ne doivent pas s’engager dans des pratiques discriminatoires entre les candidats dans les processus d’embauche et de préembauche (offres d’emploi, formulaires de candidature, entrevues). Les tiers doivent fournir des services à CIBC Mellon dans un format accessible sur demande raisonnable, y compris les communications, les demandes, les renseignements, les documents et les sites Web, conformément aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, niveau AA.

  • Conclusion

    CIBC Mellon ne tolérera aucune infraction aux lois et règlements en vigueur ou aucun manquement à l’éthique de votre part. Les tiers qui commettent des actes illégaux ou y participent sont passibles de poursuites civiles et criminelles en plus des sanctions établies par le Code.

    Ce Code ne couvre pas l’ensemble des situations auxquelles les tiers peuvent être exposés dans leur relation d’affaires avec CIBC Mellon. Les tiers doivent en tout temps respecter l’esprit de ce Code et les valeurs de CIBC Mellon.

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